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Lignes directrices de la campagne

Ces lignes directrices favorisent des élections équitables, libres et justes. Elles visent à aider les candidats à mener une campagne efficace.

Communication avec les candidats

Dès que la liste des candidatures est complétée, une téléconférence est organisée pour les candidats, au cours de laquelle on leur souhaite la bienvenue, on examine les lignes directrices des élections et on répond à leurs questions. Un membre du personnel de l’AIIC est désigné en tant que personne-ressource pour les candidats durant la campagne.

Activités précédant les élections

Les activités qui précèdent les élections visent à aider les candidats à se préparer pour l’élection qui aura lieu durant l’assemblée annuelle des membres de l’AIIC tenue en parallèle avec le congrès biennal.

  • Il est permis de préparer du matériel promotionnel (imprimé et électronique), de l’utiliser et de le distribuer en observant les lignes directrices indiquées ci-dessous.
  • Le profil de chaque candidat est présenté de manière évidente sur le site Web de l’AIIC. De l’information est aussi fournie avec les documents préparés pour l’assemblée annuelle. La trousse de campagne de chaque candidat doit inclure :
    • une photographie;
    • des notes biographiques (à résumer pour la liste des candidatures);
    • un énoncé démontrant les aptitudes de leadership du candidat (maximum de 200 mots);
    • une adresse de courriel.

Les candidats et les personnes qui proposent leur candidature reçoivent les lignes directrices de la campagne et la politique du conseil d’administration sur les dépenses, dont il est fait mention dans les lignes directrices de la campagne ci-dessous.

Lignes directrices relatives à la production et à la distribution du matériel promotionnel acceptable

Le seul matériel promotionnel acceptable pour ces élections est un dépliant d’une page, d’un côté en anglais et, si le candidat le désire, de l’autre en français. Le dépliant devrait inclure :

  • un énoncé des compétences, notamment le savoir-faire que contribuera le candidat à la charge élective postulée;
  • une description de la manière dont le candidat envisage de réaliser la mission et d’atteindre les buts de l’AIIC;
  • les coordonnées nécessaires pour le joindre (p. ex. pour obtenir son curriculum vitæ).

Lignes directrices du dépliant :

  • Une photo du candidat est facultative.
  • Le dépliant peut être imprimé en noir et blanc ou en couleurs.
  • La personne-ressource de l’AIIC fournira à chaque candidat une liste à jour des adresses électroniques des directrices et directeurs généraux, des PDG et des président(e)s des organismes membres et des associations de spécialité infirmière.
  • Les candidats peuvent transmettre une copie électronique de leur dépliant promotionnel au bureau de chaque organisme membre à l’attention de la directrice ou du directeur général(e), du PDG ou de la ou du président(e).
  • Les candidats peuvent aussi transmettre leur dépliant promotionnel en réponse à des demandes de personnes ou de groupes.
  • Conformément à la législation provinciale et fédérale sur la protection de la vie privée et aux règlements des organismes membres, on ne met à la disposition des candidats ni listes de distribution ni étiquettes qui peuvent servir à promouvoir leur candidature.
  • Il n’est pas permis de distribuer le dépliant dans une salle où se déroule un événement, mais il peut être déposé sur la table des candidats ou remis aux personnes présentes (y compris aux délégués) en dehors des salles où se déroule un événement.
  • Les membres du personnel de l’AIIC fourniront un soutien logistique aux candidats (communication des dates, heures et lieux de réunions importantes) et répondront aux questions des candidats ou les transmettront aux personnes appropriées, au besoin.

Activités menées sur place

Les activités menées sur place visent à :

  • présenter les compétences des candidats à la charge postulée, ainsi que leurs contributions potentielles à l’AIIC;
  • faciliter la prise d’une décisions éclairée de la part de chaque délégué ayant droit de vote;
  • favoriser les communications entre les candidats, les membres et les délégués.

Lignes directrices sur les activités menées sur place :

  • Les candidats recevront un symbole d’identification qui devra être visible et bien fixé en place.
  • L’AIIC mettra à la disposition des candidats une table commune bien éclairée, très visible et bien identifiée, située à l’extérieur de la salle de l’assemblée annuelle. L’emplacement de la table et la disponibilité des candidats seront clairement annoncés à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle.
  • On encourage les candidats à rencontrer à l'extérieur de la salle de réunion, durant les pauses et les repas, les délégués ayant droit de vote et les autres personnes venues assister à l’assemblée annuelle.
  • Un membre peut inviter les candidats à rencontrer ses délégués ayant droit de vote. Les membres doivent accorder à tous les candidats des chances égales de se présenter.
  • Les candidats seront présentés aux délégués ayant droit de vote et aux personnes assistant à l’assemblée annuelle au cours d’une séance intitulée Rencontre des candidats. Cette séance figurera à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle et aura lieu suffisamment tôt dans la journée pour permettre au plus grand nombre possible de délégués ayant droit de vote d’y assister.
  • Les lignes directrices relatives à la Rencontre des candidats, décrites plus bas, seront distribuées avec les documents de l’assemblée annuelle.
  • Les candidats qui ne peuvent pas assister au congrès biennal ou à l’assemblée annuelle des membres peuvent demander à un représentant de lire leur message de présentation au cours de la Rencontre des candidats, dans le cadre de l’horaire prévu.
  • On demandera aux candidats et aux délégués ayant droit de vote de présenter une évaluation du processus de la campagne.
  • L’AIIC prévoit un fonds d’urgence de 10 000 $ afin de subventionner les dépenses des candidats à la charge de président(e) désigné(e) dont la candidature a été proposée avant le 30 novembre ou le 31 janvier et qui ne peuvent pas obtenir un financement suffisant pour assister au congrès biennal ou à l’assemblée annuelle.
    • Tous les candidats dont la candidature a été proposée au plus tard le 31 janvier doivent déclarer qu’ils ont sollicité des fonds auprès des organismes membres ou d’autres sources.
    • Les critères d’utilisation du fonds d’urgence sont conformes à la politique PG‑5 (Dépenses des membres du conseil d’administration et des bénévoles); l’argent du fonds doit être distribué de façon équitable entre les candidats qui n’ont pas pu obtenir de financement suffisant. Si les demandes dépassent le montant du fonds d’urgence, seul l’argent alors alloué au fond sera distribué et aucun autre financement ne sera alloué.

Lignes directrices de la Rencontre des candidats

Chaque candidat aura l’occasion d’interagir avec les délégués ayant droit de vote à la séance Rencontre des candidats. Un(e) des dirigeant(e)s de l’AIIC préside la séance, qui a lieu le matin de l’élection.

  • Les candidats prennent la parole dans l’ordre établi par tirage au sort.
  • Chaque candidat a dix minutes pour parler aux délégués.
  • Lorsque tous les candidats ont pris la parole, la présidente de séance demande s’il y a des questions de la part de l’assemblée.
  • La période de questions comprend du temps pour trois questions brèves.
  • Personne dans l’assistance ne peut poser plus d’une question durant la séance.
  • Chaque candidat a au plus deux minutes pour répondre à une question.
  • Afin d’éviter qu’un candidat soit toujours le premier à répondre aux questions, la parole est donnée en premier à tour de rôle à chacun des candidats.
  • Après que les candidats ont répondu à la première question, la présidente de séance passe à la deuxième question en suivant la séquence ci‑dessus. On pose la troisième question et l’on y répond de la même manière.
  • La présidente de séance peut prolonger la période de questions si l’horaire le permet.

La présidente de séance a le pouvoir :

  • de déterminer l’ordre de présentation des questions des délégués lorsqu’il y a plus d’une personne aux microphones;
  • de garantir que l’on observe les lignes directrices ci‑dessus;
  • de contrôler le temps de réponse des candidats, afin de garantir qu’ils ne dépassent pas le temps qui leur est accordé;
  • de décider, dans le cas d’une question à deux volets, à quelle partie de la question le candidat devra répondre.